Cách trích lập quỹ dự phòng tiền lương

Home

/

Kế Toán, Kiểm Toán

Kế Toán Minh Việt

Cách trích lập quỹ dự phòng tiền lương

Chi phí lương là một phần không thể thiếu trong ngân sách hoạt động của một công ty. Để đảm bảo việc trả lương đúng hạn và đầy đủ cho nhân viên là điều rất quan trọng mà các doanh nghiệp cần chú ý. Một giải pháp hiệu quả để đảm bảo điều này là thiết lập quỹ dự phòng tiền lương, một khoản tiền được dành riêng để trả lương cho nhân viên trong trường hợp khẩn cấp.
1. Quy định về việc thiết lập quỹ dự phòng tiền lương
1.1 Ý nghĩa và mục đích của quỹ dự phòng tiền lương
Quỹ dự phòng tiền lương là một khoản tiền được dành trữ để trả lương cho nhân viên trong năm tài chính tiếp theo. Tiền này được lấy từ lợi nhuận trước thuế của công ty và được sử dụng để đảm bảo việc trả lương hàng năm cho nhân viên.

Xem tham khảo gói >> Dịch vụ kế toán trọn gói tại Ba Đình

cach-trich-lap-quy-du-phong-tien-luong

1.2 Điều kiện trích lập và hồ sơ trích lập dự phòng tiền lương

1.2.1 Điều kiện trích lập

Theo quy định trong Thông tư 96/2015/TT-BTC, việc trích lập quỹ tiền lương cần tuân thủ những điều sau đây:
  • Doanh nghiệp chỉ được phép trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau, không vượt quá 17% tổng quỹ tiền lương hàng năm.
  • Quỹ tiền lương là tổng số tiền đã chi trả trong năm, không tính số tiền trích lập quỹ dự phòng từ năm trước.
  • Khi trích lập quỹ tiền lương, doanh nghiệp cần đảm bảo không gây lỗ sau khi trích. Nếu có lỗ, không được trích quá 17%.
  • Nếu sau 6 tháng kể từ kết thúc năm tài chính mà quỹ dự phòng tiền lương chưa sử dụng hết, doanh nghiệp phải xem xét giảm chi phí cho năm sau.
Để tránh rủi ro và tuân thủ quy định, doanh nghiệp cần chú ý và thực hiện đúng quy trình trích lập quỹ tiền lương.

Ngành nghề kinh doanh cần biết >> Mã ngành 8110 Dịch vụ hỗ trợ tổng hợp

1.2.2 Hồ sơ trích lập quỹ dự phòng tiền lương

Để đảm bảo sự ổn định tài chính, các công ty cần thiết lập quy định về việc dành một phần tiền để trích lập dự phòng cho tiền lương. Điều này cần được ghi trong các tài liệu như quy chế tài chính và quy chế tiền lương, bao gồm cả việc xác định thời điểm và số tiền cần trích lập.
Bảng tổng hợp về quỹ lương thực hiện trong năm và kế hoạch chi phí lương cho năm sau cần được sự phê duyệt từ Ban giám đốc để đảm bảo tính minh bạch và công bằng.
Quyết định của Ban giám đốc về việc trích lập quỹ dự phòng tiền lương cũng cần xác định mức độ trích lập và kế hoạch sử dụng quỹ này để đảm bảo rằng nguồn lực được sử dụng một cách hiệu quả và bền vững.

2. Cách hạch toán trích lập quỹ dự phòng tiền lương

Bút toán 1: Trích lập quỹ dự phòng

Bạn vẫn còn một số tiền chưa thanh toán trên tài khoản 641 và 642 đấy.
Nhưng đừng lo, bạn vẫn có số dư trên tài khoản 3524 để sử dụng đấy!

Bút toán 2: Khi phát sinh những khoản chi liên quan đến khoản dự phòng phải trả đã lập

Chuyển số tiền từ tài khoản 3524 sang tài khoản 334...

Bút toán 3: Sau 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, doanh nghiệp chưa sử dụng hết quỹ đã trích, kế toán làm bút toán hoàn nhập

Khi một công ty quyết định tạo quỹ dự phòng tiền lương, điều này giúp giảm số thuế thu nhập mà công ty phải nộp trong năm đó. Khi chi phí lương được trừ từ tổng quỹ lương thực hiện trong năm cộng với số tiền lương trích lập dự phòng, điều này sẽ xảy ra. Các doanh nghiệp có quỹ trích lương lớn có thể sử dụng số tiền này để thực hiện các kế hoạch tài chính khác và tạo ra thêm lợi nhuận cho công ty.
Khi một công ty quyết định đầu tư vào quỹ dự phòng tiền lương, điều này không chỉ giúp giảm số thuế phải nộp mà còn giúp tạo ra cơ hội cho việc sử dụng số tiền này để phát triển kế hoạch tài chính khác, từ đó tạo ra thêm lợi nhuận cho công ty.

3. Ví dụ về trích lập quỹ dự phòng tiền lương

Ví dụ 1:

Báo cáo tài chính năm 2021 của công ty B

Tổng quan

  • Lợi nhuận trước khi tạo quỹ dự phòng tiền lương: 45 tỷ đồng
    • Quỹ lương thực hiện của công ty: 120 tỷ đồng..
  • Lợi nhuận trước khi dành một phần để dự phòng tiền lương: 45 tỷ đồng
  • Số tiền trong quỹ lương mà công ty đã thực hiện: 120 tỷ đồng..

Quỹ dự phòng tiền lương

  • Giới hạn tối đa của quỹ dự phòng tiền lương: Không vượt quá 15% tổng số tiền lương, tức là không quá 18 tỷ đồng.
    • Lợi nhuận sau khi đã tạo quỹ dự phòng tiền lương: Tính từ số tiền lãi thu được là 45 tỷ đồng trừ đi số tiền trong quỹ dự phòng tiền lương là 18 tỷ đồng, ta có tổng cộng là 27 tỷ đồng.

Hạch toán khi tạo quỹ dự phòng

  • Dư TK 3524: 18 tỷ đồng
    • Cần trả nợ TK 641, 642: 18 tỷ đồng

Quy trình sử dụng quỹ dự phòng để trả lương

Trường hợp 1: Đến ngày 31/12/2022, công ty đã sử dụng 17 tỷ đồng, số dư trên tài khoản 3524 còn Dư Có 1 tỷ đồng

Việc lập bút toán hoàn nhập là một cách tuyệt vời để giảm chi phí đấy! Bạn chỉ cần ghi Nợ TK 3524 với số tiền 1 tỷ đồng, và Có TK 641, 642 cũng với số tiền 1 tỷ đồng. Đơn giản thế thôi!

Xem ngay gói Dịch vụ kế toán Tại Huyện Lương Tài có thể bạn sẽ cần

Trường hợp 2: Đến ngày 31/12/2022, công ty đã sử dụng hết quỹ dự phòng tiền lương

Không cần phải ghi chép bất kỳ giao dịch nào...

Chi tiết các bước hạch toán

Khi tạo quỹ dự phòng tiền lương

  1. Ghi chép chi phí dành cho quỹ dự phòng tiền lương:
  • Số tiền nợ trong tài khoản 641, 642: 18 tỷ đồng
  • Số tiền có trong tài khoản 3524: 18 tỷ đồng.

Trường hợp 1: Hoàn nhập quỹ dự phòng

Chúng ta đã ghi nhận việc hoàn nhập quỹ dự phòng như sau:
  • Nợ tài khoản 3524: 1 tỷ đồng
  • Có tài khoản 641, 642: 1 tỷ đồng.

Trường hợp 2: Sử dụng hết quỹ dự phòng tiền lương

  1. Không cần lo lắng về việc ghi chép các khoản chi tiêu: Quỹ dự phòng đã được sử dụng hết rồi đấy.

Tổng kết

  • Lợi nhuận sau khi tạo quỹ dự phòng tiền lương: 27 tỷ đồng
    • Số dư tài khoản 3524 cuối cùng:
    • Trường hợp 1: 1 tỷ đồng (sau khi hoàn nhập)
    • Trường hợp 2: 0 đồng (sử dụng hết)
Báo cáo tài chính này giúp công ty B theo dõi và quản lý quỹ dự phòng tiền lương một cách hiệu quả, đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong các báo cáo tài chính.

Ví dụ 2:

Tổng quan

Trước khi tạo quỹ dự phòng tiền lương, công ty B đã có lợi nhuận là 45 tỷ đồng và quỹ lương thực hiện là 120 tỷ đồng.
Quỹ dự phòng tiền lương có mức tối đa là 15% của quỹ lương thực hiện, tức là 18 tỷ đồng. Sau khi tạo quỹ, lợi nhuận còn lại là 27 tỷ đồng.
Khi tạo quỹ, hạch toán sẽ là nợ TK 641, 642 là 18 tỷ đồng và có TK 3524 là 18 tỷ đồng.
Để sử dụng quỹ dự phòng để trả lương, có hai trường hợp:
  1. Nếu công ty đã sử dụng 17 tỷ đồng, số dư trên tài khoản 3524 còn 1 tỷ đồng, kế toán sẽ hoàn nhập bằng nợ TK 3524 là 1 tỷ đồng và có TK 641, 642 là 1 tỷ đồng.
  2. Nếu công ty đã sử dụng hết quỹ dự phòng, không cần ghi nhận bút toán nào.
Tóm lại, sau khi tạo quỹ dự phòng tiền lương, lợi nhuận còn lại là 27 tỷ đồng. Số dư cuối cùng trên tài khoản 3524 sẽ là 1 tỷ đồng trong trường hợp 1 và 0 đồng trong trường hợp 2. Điều này giúp công ty theo dõi và quản lý quỹ dự phòng tiền lương một cách hiệu quả trong báo cáo tài chính.

Quỹ dự phòng tiền lương trích từ năm 2021

  • Số tiền đã sử dụng từ quỹ dự phòng tiền lương: 25 tỷ đồng
    • Số tiền còn lại trong quỹ để xác định mức trích lập: 150 tỷ đồng - 25 tỷ đồng = 125 tỷ đồng.

Hạch toán khi tạo quỹ dự phòng

  • Dư TK 3524: 18 tỷ đồng
    • Cần thanh toán TK 641, 642: 18 tỷ đồng

Hiện nay Kế Toán Minh Việt cung cấp dịch vụ kế toán tại nhiều khu vực như:
Dịch vụ kế toán tại Huyện An Lão
Dịch vụ kế toán tại Thị Xã Từ Sơn
Dịch vụ kế toán tại Huyện An Dương
Dịch vụ kế toán tại Huyện Thuận Thành

Quy trình sử dụng quỹ dự phòng để trả lương

Trong trường hợp đầu tiên, vào ngày 31/12/2022, công ty đã sử dụng 17 tỷ đồng và số dư trên tài khoản 3524 là Dư Có 1 tỷ đồng. Để giảm chi phí, kế toán đã lập bút toán hoàn nhập như sau: Nợ TK 3524: 1 tỷ đồng và Có TK 641, 642: 1 tỷ đồng.
Trong trường hợp thứ hai, đến ngày 31/12/2022, công ty đã sử dụng hết quỹ dự phòng tiền lương nên không cần ghi nhận bút toán nào.
Khi tạo quỹ dự phòng tiền lương, công ty thực hiện các bước sau: Ghi nhận chi phí tạo quỹ dự phòng tiền lương bằng cách Nợ TK 641, 642: 18 tỷ đồng và Có TK 3524: 18 tỷ đồng.
Đối với trường hợp 1, khi hoàn nhập quỹ dự phòng, công ty thực hiện bút toán: Nợ TK 3524: 1 tỷ đồng và Có TK 641, 642: 1 tỷ đồng.
Đối với trường hợp 2, khi sử dụng hết quỹ dự phòng tiền lương, không cần ghi nhận bút toán nào vì quỹ đã được sử dụng hết.
Tổng kết, lợi nhuận sau khi tạo quỹ dự phòng tiền lương là 27 tỷ đồng. Số dư tài khoản 3524 cuối cùng sẽ là 1 tỷ đồng trong trường hợp 1 (sau khi hoàn nhập) và 0 đồng trong trường hợp 2 (sử dụng hết).
Báo cáo tài chính này giúp công ty B theo dõi và quản lý quỹ dự phòng tiền lương một cách hiệu quả, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính của mình.

Hạch toán khi tạo quỹ dự phòng

Hãy tưởng tượng bạn đang sử dụng quỹ dự phòng để trả lương cho nhân viên. Đầu tiên, nếu bạn có TK 3524 với số tiền là 20 tỷ đồng, và đồng thời bạn cũng đang nợ TK 641 và 642 cũng là 20 tỷ đồng. Bạn sẽ cần thực hiện các bước xác định rõ nguồn tiền từ TK 3524 và sử dụng chúng để thanh toán nợ cho TK 641 và 642 một cách hợp lý. Điều này giúp bạn duy trì quỹ dự phòng một cách hiệu quả và đảm bảo việc trả lương cho nhân viên được thực hiện đúng lịch trình.

Trường hợp 1: Đến ngày 31/12/2023, công ty đã sử dụng 18 tỷ đồng, số dư trên tài khoản 3524 còn Dư Có 2 tỷ đồng

Việc lập bút toán hoàn nhập là một cách hiệu quả để giảm chi phí cho doanh nghiệp. Đơn giản chỉ cần ghi nhận số tiền nợ vào tài khoản 3524 là 2 tỷ đồng và số tiền có vào tài khoản 641, 642 cũng là 2 tỷ đồng. Điều này giúp cân đối số liệu tài chính một cách chính xác và minh bạch.

Chi tiết các bước hạch toán

Khi tạo quỹ dự phòng tiền lương

  1. Ghi nhận chi phí dành cho quỹ dự phòng tiền lương:
  • Số tiền nợ trong tài khoản 641, 642: 18 tỷ đồng
  • Số tiền có trong tài khoản 3524: 18 tỷ đồng

Trường hợp 1: Hoàn nhập quỹ dự phòng

  1. Ghi chép việc trả lại quỹ dự phòng:
  • Số tiền nợ tài khoản 3524: 1 tỷ đồng
  • Số tiền có tài khoản 641, 642: 1 tỷ đồng

Trường hợp 2: Sử dụng hết quỹ dự phòng tiền lương

  1. Không cần phải lo lắng về việc ghi chép các khoản chi tiêu: Quỹ dự trữ đã được sử dụng hết rồi đấy.

Tổng kết

Báo cáo tài chính này giúp công ty B theo dõi và quản lý quỹ dự phòng tiền lương một cách hiệu quả, đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong các báo cáo tài chính.
Trong ví dụ thứ hai, công ty D đã trích lập quỹ dự phòng tiền lương từ năm 2021. Sau khi tính toán, họ đã trích lập được 20 tỷ đồng cho quỹ này. Khi sử dụng quỹ, có hai trường hợp xảy ra:
Trong trường hợp 1, đến ngày 31/12/2023, công ty đã sử dụng 18 tỷ đồng từ quỹ. Số dư cuối cùng trên tài khoản 3524 là Dư Có 2 tỷ đồng. Họ đã thực hiện bút toán hoàn nhập để giảm chi phí.
Trong trường hợp 2, đến ngày 31/12/2023, công ty đã sử dụng hết quỹ dự phòng tiền lương, không cần ghi nhận bút toán nào.
Qua các bước hạch toán, công ty D đã thể hiện sự chuyên nghiệp và cẩn thận trong việc quản lý quỹ dự phòng tiền lương của mình.

Trường hợp 2: Sử dụng hết quỹ dự phòng tiền lương

Không cần phải ghi nhận bút toán nữa vì quỹ dự phòng đã được sử dụng hết.
Để tổng kết:
  • Lợi nhuận sau khi trích lập quỹ dự phòng tiền lương là 0 đồng.
  • Số dư cuối cùng của tài khoản 3524:
    • Trường hợp 1: 2 tỷ đồng (sau khi hoàn nhập)
    • Trường hợp 2: 0 đồng (đã sử dụng hết)
Báo cáo tài chính này sẽ giúp công ty D theo dõi và quản lý quỹ dự phòng tiền lương một cách hiệu quả, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong các báo cáo tài chính.
ĐẠI LÝ THUẾ MINH VIỆT

Công ty hàng đầu về đào tạo kế toán thực tế chuyên sâu - dịch vụ kế toán - dịch vụ kiểm toán - dịch vụ thành lập doanh nghiệp, thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp..Tại Hà Nội, Bắc Ninh,Hải Phòng, Tp Hồ Chí Minh, vĩnh Phúc, Hưng Yên, Phú Thọ, Thái Nguyên..

LIÊN HỆ CHÚNG TÔI

ĐẠI LÝ THUẾ MINH VIỆT

Cs1: Khu đô thị Linh Đàm, Phường Hoàng Liệt, Quận Hoàng Mai, Tp Hà Nội

Cs2:198 Nguyễn Tuân - Thanh Xuân - Hà Nội

Cs3: Tòa Ruby CT1 - KĐT Việt Hưng - Long Biên - Hà Nội

Hotline: 0347612368

Email: info@ketoanminhviet.vn